ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΩΝ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΣΥΣΚΕΨΕΩΝ-ΕΛΕΓΧΕΙ ΤΟ ISO9000 ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ;

 

Υπάρχει σε πολλές Εταιρείες η αντίληψη ότι η Διοίκηση ελέγχει,αλλά δεν ελέγχεται...

.σχετικά με την ταχύτητα κ αποτελεσματικότητα των αποφάσεων τους...

..αλλά κ ότι το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ISO9000 με τις εκάστοτε εκδοχές του  αναφέρεται απρόσκοπτα στη Διοίκηση της Εταιρείας, αλλά δεν την ελέγχει.

Πρόκειται για "πονηρά" λάθη που σχετίζονται με ίδια κ ιδιοτελή συμφέροντα κακών Διοικήσεων να συμπεριφέρονται σαν "δάσκαλοι που δίδασκαν κ νόμο δεν κρατούσαν"...

Έτσι, θα έπρεπε να υπάρχει και για τη Διοίκησης, που δεν διαφέρει από τα άλλα μέρη της Εταιρείας αφού είναι ένα «Μηχάνημα Λήψης και Υλοποίησης Αποφάσεων» ( ΜΥΑ) ένας κατάλογος σημείων ελέγχου τους από το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας , που ναι μεν αναφέρεται σε αυτήν για τους ελέγχους των υπ αυτήν λοιπών Τμημάτων της Εταιρείας , αλλά όταν την ελέγχει, πρέπει να εξαιρείται από την υπαγωγή σε αυτήν και να αναφέρεται στους Μετόχους της Εταιρείας –όπως οι Ορκωτοί Λογιστές..

Ένας τέτοιος κατάλογος μπορει να περιλαμβάνει,  ενδεικτικά αλλά οχι περιοριστικά,  τα παρακάτω σημεία ελέγχου διαχρονικά:

1.      % αποφάσεων επί συνόλου  που καθυστέρησε η Διοίκηση να πάρει ( άνω της εβδομάδος π.χ.)

2.      %.Αποφάσεων που αναιρεθήκαν

3.      % αποφάσεων που εξήφθησαν αιφνίδια χωρις προετοιμασία

4.      % αποφάσεων που τα αποτελέσματα τους ήταν αποτυχία

5.      % παραιτήσεων/απολύσεων ανώτατων στελεχών εντος τριμήνου/εξαμήνου

6.      Αριθμός απεργιών /κινητοποιήσεων προσωπικού

7.      Αριθμός καταδικαστικών αποφάσεων από Δικαστικές αρχές κατά Εταιρείας

8.      Απώλειες leading θέσης στην Αγορά κατά προϊόν

9.      Έκταση αρνητικών σχόλιων από Ορκωτούς λογιστές στον Ισολογισμό

10.  Άλλα….

Όλα τα ανωτέρω οφείλει να ελέγχει ο Υπεύθυνος για το ΣΔΠ 9000 και να περιλαμβάνει  σχόλια και παρατηρήσεις στις εκθέσεις του προς την Γενική Συνέλευση των Μετόχων με κοινοποίηση στην ιδία την κρινόμενη Διοίκηση, που πρέπει πρώτη να προωθεί την ιδέα ότι «ουδείς είναι υπεράνω κριτικής και μάλιστα οι Ανώτεροι πρέπει πάντα να δίνουν το παράδειγμα, όντας αυστηρότεροι με τον εαυτό τους παρά με τους άλλους…» .

Ένας ακόμη παράγων έλεγχου των Διοικήσεων είναι το κόστος των συσκέψεων σε σχέση με το αντικείμενο και αποτέλεσμα αυτών.

Σε αρκετές περιπτώσεις οι Διοικήσεις νομίζουν ότι μπορούν να συσκέπτονται πολλές ώρες και χωρις έλεγχο.

Εν τούτοις οι συσκέψεις κοστίζουν και θα έπρεπε να περιορίζονται στο ελάχιστο.

Οι συσκέψεις των Διοικήσεων με τα Ανώτατα στελέχη τους πρέπει να γίνονται με βάση συγκεκριμένη ατζέντα , προαποφασισμένη και κοινοποιημένη έγκαιρα, και δεν πρέπει να επιτρέπεται η συμμετοχή σε αυτές στελεχών πύου δεν δηλώνουν ότι έχουν ενημερωθεί επί των προτάσεων, αφού σε αυτές πρέπει να αρχίζει αμέσως

Εξέταση των σε προηγούμενες συσκέψεις αποφάσεων που υλοποιήθηκαν η όχι και γιατί

Απ ευθείας έναρξη συζήτησης επί των προτάσεων χωρις επανάληψη τους για τους οκνηρούς που δεν τις έχουν μελετήσει. Οποιος δεν είχε χρόνο δεν θα έχει ψήφο.

Υπολογισμός του χρόνου και κόστους σύσκεψης σε σχέση με το οικονομικό κόστος /όφελος των προτάσεων.

Για παράδειγμα , αν ο μ.ο.αμοιβων στελεχών είναι Α /μήνα , σε μια σύσκεψη όπου μετέχουν 5 στελέχη , μια 3ωρη σύσκεψη για να αποφασιστεί π.χ. μια εξοικονόμηση Ε σε ένα παράγοντα λειτουργίας της Εταιρείας , κοστίζει με άπλα μαθηματικά

(Α Χ 3/160 ) Χ 3 ώρες Χ 5 στελεχη=45Α^/ 160

Αν το Α=3000€, το κοστος της σύσκεψης με τις ώρες που αναλίσκονται από τα 5 στελέχη ( με τη Διοίκηση μέσα) είναι :

3000 Χ45/160=760€

Η σύσκεψη σπαταλά επομένως πόρους της Εταιρείας αν αφορά εξοικονόμηση λιγότερη από 5 τουλάχιστον  φορές το κόστος της , ήτοι 3800€ (π.χ. πολυμηχανημα που θα εξοικονομήσει χρήματα σε εκτυπώσεις κλπ) για να αξίζει τον κόπο.

Η σύσκεψη πρέπει να ολοκληρώνεται με συγκριμένες αποφάσεις για το ποιος κανει τι και έως πότε, που καταγράφονται στα πρακτικά , και με τα οποία αρχίζει η επομένη σύσκεψη. 

 

ΥΓ.: Τα ανωτέρω εννοείται ότι αποτελούν μόνον δέσμες σκέψεων για τον (αυτο)έλεγχο των Διοικήσεων που δεν πρέπει  να εξαιρούνται αυτού, αντίθετα  μάλιστα να τον  επιδιώκουν και ως παράδειγμα.

Κάθε Εταιρεία μπορει να τις εφαρμόσει πλήρως η μερικώς, η να επεξεργαστεί δικές της μεθόδους έλεγχου των Διοικήσεων κατά τις ιδιομορφίες της .